Wie Konferenzarbeit inspirieren und zum Handeln anregen kann
Teambesprechungen lassen sich neugestalten, wenn der Blick nicht auf das „Was“, sondern auf das „Wie jemand etwas tut“ gerichtet wird. Im „Wie“ schauen wir dem anderen über die Schultern, schlüpfen in seine „Schuhe“, erfahren seinen Handlungsimpuls und können uns in seinen Handlungsintentionen mitbewegen…
Zur Gestaltung gehört, dass man
- den Einbringenden einer Fragestellung über die Schulter schaut,
- einen Punkt auf der Tagesordnung dann abschließt, wenn der Einbringende sagt, dass er nun damit weiterarbeiten kann,
- akzeptiert, dass Entscheidungen in der Regel individuell getroffen werden, meistens während der Arbeit, unerwartet und situativ,
- das einseitige Informieren während der Teambesprechung aufs Notwenigste beschränkt.
Bei jedem Konferenzpunkt geht es darum, das noch nicht Verstandene und die persönlichen Fragen in den Mittelpunkt zu stellen. Das Verstandene ist eh klar und bedarf keiner ausführlichen Behandlung!
Sich Abstimmen und Informieren
Man weiß in welchem Rahmen man handeln kann, wenn man seine vorgenommene Aktion im Vorfeld mit den Kolleg:innen abstimmt. Die Konsequenzen für die Arbeit des anderen können für einen dabei sichtbar werden. Zum Abstimmen gehört, dass man den Kolleg:innen auch hinterher mitteilt, was man tatsächlich getan hat, ob es anders gekommen ist als gedacht, was in der Situation für die Abweichung ausschlaggebend war, welche Effekte die Handlungen hatten und was man daraus gelernt hat.
Die Kolleg:innen können anschließen mitbewegen und gegebenenfalls sogar mitanpacken.
Informationen können per Mail oder Kurznachricht ausgetauscht werden. Derjenige der informiert sollte ein Datum festlegen, bis wann er oder sie eine Rückmeldung haben möchte. Wenn eine Anregung/Einwand nicht per Mail oder Kurznachricht geklärt werden kann, dann wird dies ein Tagesordnungspunkt für die nächste Teambesprechung. Alle Informationen, welche nicht aus dem persönlichen Tun entspringen, gehören nicht in die Teambesprechung und sollten per Mail, Kurznachricht, Aushang oder im Gespräch mitgeteilt werden.
Struktur zum Aufstellen einer Tagesordnung:
Wer gehört zu dem Punkt (Einbringende)?
Es gibt keinen Tagesordnungspunkt ohne Namen.
Der Einbringende ist für diesen Punkt der Projekt- und Prozessverantwortliche. Der Konferenzleiter bittet den Projektverantwortlichen die Situation zu schildern und zu sagen, welche Fragen er beantwortet haben möchte. Damit wird erreicht, dass nur die Sachen behandelt werden, die für den Einbringenden konkret und aktuell sind.
Ziele für den Vortragende sind beispielsweise:
- Rat oder Unterstützung zu bekommen,
- sich mit seinen Kolleg:innen über eine Aktivität austauschen/abstimmen,
- sich gegenseitig zu informieren,
- gemeinsam etwas zu üben
Punkte, die nicht behandelt wurden, kommen nicht automatisch auf die nächste Tagesordnung. Eine Besprechung wird dann abgeschlossen, wenn der Vortragende signalisiert, dass er mit seiner Fragestellung weitergekommen ist bzw. weiter kann.
Was soll mit dem Punkt erreichen erreicht werden (Ziele)?
Er will hören, was die Sache bei seinen Kolleg:innen hervorruft, welchen Verbesserungsvorschlag sie haben und ob sie Beschwerden oder Einwände haben.
Gibt es Verbesserungsvorschläge oder Bedenken, sind die Kolleg:innen aufgefordert ihren Einwand deutlich und sichtbar zu machen und Vorschläge einzubringen, wie eine Alternative aussehen könnte.
Die wirksame Frage lautet: „Kannst du mit den Anregungen, Ideen, Vorschlägen der Kolleg:innen jetzt konkret weiterarbeiten?“. Die Frage ist damit vom Kollegium wieder auf den Einbringenden gerichtet. Es ist motivierend und inspirierend für alle, wenn der Einbringende signalisiert: „Ja, ich kann weiter“.
Mit: „Ist jeder damit einverstanden?“ wird ein abstraktes Urteil bzw. die Meinung angesprochen. Das ist nicht zielführend. Konferenzen in welchen vorwiegend die Meinung, das Urteil und damit der Verstand angesprochen werden, führen in der Regel zu Diskussionen, zum „Mitreden müssen“ und einem „Wettstreit“ der einzelnen Standpunkte. Sie sind aufwendig, anstrengend und ermüdend und man sieht regelmäßig, dass die Entschlüsse auf der Handlungsebene nicht tragen. Meistens reicht, in solch einer Sitzung, dann auch die Zeit nicht für alle Punkte, was Unzufriedenheit hervorbringt.
Wieviel Zeit ist für diesen Punkt einzuplanen?
Ein geteiltes Zeitbewusstsein bildet sich, wenn jeder Teilnehmer am Anfang schon einen Überblick über die Tagesordnung hat. Die Konferenzleitung appelliert an dieses geteilte Zeitbewusstsein immer wieder: „Wir sind jetzt bei der Halbzeit“, „Wir haben jetzt noch 20 Minuten“, usw. Damit rückt er den Endpunkt der Konferenz ins gemeinsame Bewusstsein. Jeder kann sich auf diesen Endpunkt beziehen und einschätzen, wie wichtig es ihm jetzt noch ist etwas zu sagen. Diese Konferenzen enden damit meist pünktlich. Jede:r Teilnehmer:in erfährt, dass er/sie die Gestaltung in der Hand hat und zum Gelingen beitragen kann. Das wirkt aufbauend und erfrischend.
Ateliers
Anregend, motivierend und inspirierend ist, wenn ein Teil der Konferenzzeit in kleineren Settings (Ateliers) unabhängig voneinander gearbeitet wird. Die Präsentation der Ergebnisse muss danach nicht zwingend erfolgen, nur dann, wenn es sinnvoll erscheint. Ziel ist, dass der Einzelne weiterarbeiten kann und nicht das große Plenum. Denn schnell entsteht in einer gemeinsamen Besprechung die Schwere einer entschlussfassenden Besprechung: „Ist jeder damit einverstanden“. Auch bei kleineren Teams ist es wirksam in Gruppen zu zweit oder dritt zu arbeiten.
